Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est Villa OTIUM, Ugento (LE), Italie. Pour toute question relative à la présente politique ou à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse info@villa-otium.it.

Données personnelles collectées

Nous ne collectons que les données nécessaires à la gestion de votre réservation et au respect de nos obligations légales. Selon la manière dont vous interagissez avec nous, elles peuvent inclure :

• Données d'identité et de contact : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse postale.
• Codice fiscale (code fiscal italien) ou pièce d'identification équivalente, que nous sommes légalement tenus de collecter pour l'enregistrement obligatoire des hôtes auprès des autorités.
• Informations de réservation : dates d'arrivée et de départ, nombre d'hôtes et préférences ou remarques éventuelles.
• Informations relatives au paiement : nous recevons la confirmation du statut du paiement de notre prestataire de paiement. Nous ne collectons ni ne conservons jamais le numéro complet de votre carte, le CVC ou d'autres données brutes de carte.
• Communications : le contenu des messages que vous envoyez à notre chatbot de conciergerie ou par e-mail, et nos réponses.
• Données techniques : informations techniques limitées (telles que votre adresse IP et des données de journal de base) générées automatiquement lors de l'utilisation du site, utilisées pour la sécurité et le bon fonctionnement du site.

Finalités et bases légales

Nous traitons vos données personnelles aux fins et sur les bases légales suivantes, au titre de l'article 6 du RGPD :

• Gestion de votre réservation — pour recevoir, confirmer et administrer votre réservation, y compris la communication avant et après le séjour (exécution d'un contrat, art. 6, §1, b).
• Traitement des paiements — pour encaisser l'acompte, le solde et la caution remboursable et pour prévenir la fraude (exécution du contrat et intérêt légitime, art. 6, §1, b et f).
• Obligations légales — pour enregistrer les hôtes auprès des autorités compétentes, émettre des factures et satisfaire aux obligations fiscales et comptables (obligation légale, art. 6, §1, c).
• Communication et assistance — pour répondre à vos demandes et faire fonctionner le chatbot de conciergerie (exécution du contrat et intérêt légitime, art. 6, §1, b et f).
• Sécurité — pour protéger le site et nos hôtes contre la fraude et les abus (intérêt légitime, art. 6, §1, f).

Destinataires des données

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous ne les partageons qu'avec des prestataires de confiance agissant pour notre compte en qualité de sous-traitants, et avec les autorités publiques lorsque la loi l'exige. En particulier :

• Stripe — notre prestataire de paiement. Lors du paiement, vous êtes redirigé vers la page de paiement sécurisée hébergée par Stripe ; les données de carte sont saisies directement chez Stripe et ne nous sont jamais transmises ni conservées par nous. Stripe traite vos nom, e-mail et données de paiement pour finaliser la transaction.
• Anthropic (Claude) — fournit le modèle d'intelligence artificielle qui alimente notre chatbot de conciergerie. Les messages que vous envoyez au chatbot sont transmis à Anthropic pour générer une réponse. Veuillez ne pas saisir de données personnelles sensibles dans le chatbot.
• Notre hébergeur — héberge le site web et la base de données des réservations sur des serveurs sécurisés pour notre compte.
• Notre fournisseur de messagerie — envoie pour notre compte les e-mails transactionnels et liés aux réservations.
• Autorités publiques — les autorités de sécurité publique et fiscales, lorsque nous sommes légalement tenus de déclarer les séjours des hôtes ou des informations financières.

Modalités de communication

Les données sont communiquées à ces destinataires par voie électronique, via des connexions chiffrées (HTTPS/TLS), au moyen des interfaces sécurisées (API) fournies par chaque service. Chaque sous-traitant est lié par un accord de traitement des données qui limite l'utilisation de vos données aux services qu'il nous fournit.

Transferts internationaux

Certains de nos sous-traitants (tels que Stripe et Anthropic) sont établis ou traitent des données aux États-Unis. Lorsque des données personnelles sont transférées en dehors de l'Espace économique européen, le transfert est encadré par des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, afin que vos données continuent de bénéficier d'un niveau de protection adéquat.

Conservation des données

Nous conservons vos données personnelles uniquement le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus ; lorsqu'elles ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées ou anonymisées de manière sécurisée :

• Les données de réservation et de contact sont conservées pendant la durée du séjour, puis pendant la période nécessaire à la gestion de la relation et d'éventuelles réclamations.
• Les documents comptables, fiscaux et de facturation, ainsi que les données obligatoires d'enregistrement des hôtes, sont conservés pendant la durée requise par la loi italienne (généralement jusqu'à 10 ans pour les documents comptables).
• Les échanges avec le chatbot et par e-mail sont conservés le temps nécessaire au traitement de votre demande et à nos intérêts légitimes, puis supprimés ou anonymisés.

Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données, notamment : le chiffrement des données en transit via HTTPS/TLS ; l'absence de conservation des données brutes de carte de paiement sur nos systèmes (les données de carte sont gérées exclusivement par Stripe) ; des contrôles d'accès limitant l'accès aux données personnelles aux seules personnes autorisées ; et un réexamen régulier de nos pratiques de sécurité. Aucun système ne peut être garanti totalement sûr, mais nous œuvrons à protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte ou usage abusif.

Vos droits

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès — obtenir la confirmation du traitement de vos données et une copie de celles-ci.
• Droit de rectification — faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement — demander la suppression de vos données lorsqu'aucun motif légal impérieux ne justifie leur conservation.
• Droit à la limitation et d'opposition — limiter ou vous opposer à certains traitements, y compris ceux fondés sur notre intérêt légitime.
• Droit à la portabilité — recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit de retirer votre consentement — lorsque le traitement repose sur le consentement, à tout moment, sans affecter les traitements antérieurs.
• Droit de réclamation — auprès d'une autorité de contrôle ; en Italie, le Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), ou l'autorité de votre pays de résidence.

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à l'adresse info@villa-otium.it. Nous répondrons dans les délais prévus par le RGPD.

Modifications de la politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. La version en vigueur est toujours disponible sur cette page, avec la date de dernière mise à jour indiquée ci-dessus.

Contact

Pour toute question concernant la présente politique ou la manière dont nous traitons vos données personnelles, veuillez contacter le responsable du traitement à l'adresse info@villa-otium.it ou par courrier à Villa OTIUM, Ugento (LE), Italie.